Trebuie mentionat ca pentru realizarea monitorizarii se va proceda la realizarea unei metodologii de monitorizare care va viza atat partea cantitativa (daca au fost indepliniti indicatorii de realizare imediata, cat din buget a fost consumat, daca au fost realizate economii sau daca au fost depasite anumite alocari bugetare) dar si partea calitativa (modul in care au fost realizati indicatorii de realizare imediata, modul de realizare a transferabilitatii rezultatelor etc ).

Monitorizarea se va axa pe colectarea si analiza informatiei referitoare atat la progresul fizic (furnizarea de inputuri, activitati indeplinite si rezultate obtinute) cat si progresul financiar (bugetul planificat si cheltuielile efectuate) si se va realiza prin urmatoarele actiuni: intalniri lunare si trimestriale intre membrii echipei de implementare a proiectului; realizarea de rapoarte tehnice si financiare intermediare trimestriale cu privire la progresul inregistrat in proiect; fise de inregistrare a orelor lucrate efectiv in proiect pentru membrii echipei de implementare verificate si aprobate de managerul de proiect; identificarea problemelor pe parcursul implementarii proiectului si ce actiuni corective pot fi realizate; managementul neregulilor; monitorizarea continua a resurselor folosite, a rezultatelor obtinute si a incadrarii in timp; auditul intern al activitatilor si cheltuielilor; evaluarea rezultatelor proiectului.

 

Activitatea de management de proiect presupune: elaborarea unor proceduri interne de management al tuturor activitatilor si gestionarea eficienta a resurselor; administrarea tuturor activitatilor si a fluxului financiar; raportarea periodica in fata autoritatii de management; asigurarea transparentei activitatilor proiectului in fata evalutarilor/verificatorilor externi in cazul unor eventuale controale la fata locului; gestionarea eficienta a tuturor resurselor si indosarierea tuturor documentelor justificative in vederea rambursarii cheltuielilor etc. Monitorizarea implementarii proiectului se va face de catre o entitate externa, lunar, iar din 3 in 3 luni se va emite un raport cu recomandari, solutii la diferitele probleme ce pot aparea in implementare. Procesul de monitorizare va fi unul cantitativ si respectiv calitativ.

Echipa de management va fi responsabila cu urmarirea activitatii subcontractate de monitorizare a proiectului. Se va realiza un set de proceduri de lucru care va viza controlul, identificarea neregurilor dar si indreptarea acestora conform prevederilor contractului de finantare. Pe langa cele mai sus mentionate se afirma ca monitorizarea se va axa pe colectarea si analiza informatiei referitoare atat la progresul fizic (furnizarea de inputuri, activitati indeplinite si rezultate obtinute) cat si progresul financiar (bugetul planificat si cheltuielile efectuate) si se va realiza prin urmatoarele actiuni: intalniri lunare si trimestriale intre membrii echipei de implementare a proiectului; realizarea de rapoarte tehnice intermediare trimestriale cu privire la progresul inregistrat in proiect; fise de inregistrare a orelor lucrate efectiv in proiect pentru membrii echipei de implementare verificate si aprobate de managerul de proiect; identificarea problemelor pe parcursul implementarii proiectului si ce actiuni corective pot fi realizate; managementul neregulilor; monitorizarea continua a resurselor folosite, a rezultatelor obtinute si a incadrarii in timp; auditul intern al activitatilor si cheltuielilor; evaluarea rezultatelor proiectului; monitorizarea presei pentru a identifica informatiile aparute despre procesul de implementare etc

A1 Activitatea de management se va realiza in conformitate cu prevederile contractului de finantare si cu principiile managementului de proiect. Obiectivul principal al acestei activitati este de a proceda la asigurarea conformitatii procesului de implementare cu prevederile cererii de finantare. Echipa de management va raporta periodic reprezentantilor legali aferenti partenerilor stadiul procesului de implementare.

Echipa de management va fi direct responsabila de realizarea dosarelor aferente cererilor de rambursare si va proceda la realizearea documentatiei aferente acestui proces. Echipa de management va proceda la asigurarea tuturor resurselor procesului de implementare referindu-ne aici la: eliberarea de materiale consumabile, realizarea listelor de prezenta, centralizarea rapoartelor de activitate si a pontajelor, realizarea actelor aditionale si a notificarilor dupa caz etc.

A2 Activitatea de achizitii este o activitate transversala. Aceasta se va implementa in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare. Activitatea de achizitii va viza achizitionarea resurselor necesare procesului de implementare. Nu se va proceda la realizarea de achizitii decat in interesul procesului de implementare si se va proceda la achizitionarea resurselor mentionate in cererea de finantare. Nu vor fi realizate alte tipuri de achizitii. Pentru realizarea achizitiilor se va proceda la realizarea unei comisii de achizitii care va fi alcatuita din managerul de proiect, responsabilul juridic si responsabilul financiar. Procedurile de achizitii vor integra principiul cost eficienta. Responsabilul juridic va realiza toate documentatiile de achizitii pentru intreg procesul de implementare si pentru intreg parteneriatul creat pentru implementarea proiectului. Pentru realizarea achizitiilor se va proceda la realizarea de liste de achizitii pentru fiecare an de proiect. Prin intermediul acestei activitati se vor asigura toate resursele necesare in vederea implementarii activitatilor proiectului. Se va proceda la realizarea de proceduri de achizitii pentru procurarea acestor resurse. Persoanele responsabile de aceasta activitate sunt membrii echipei de management.

A3 Materialele care vor fi utilizate in cadrul conferintelor de diseminare vor fi realizate de managerul de proiect in colaborare cu ofiterul de proiect deoarece in mare parte vizeaza inclusiv raportarea activitatilor implementate pana la un anumit moment si diseminarea informatiilor cu privire la activitatile si rezultatele proiectului. Echipa de management se va implica in asigurarea intregii infrastructuri logistice in vederea realizarii activitatii de diseminare: inchiriere sala, servicii de creare si intretinere pagina internet etc. Managerul de proiect in colaborare cu ofiterul de proiect va comunica cu potentialii participanti la conferintele de diseminare in vederea atragerii acestora in cadrul activitatilor proiectului. Acest demers presupune – contactare telefonica, transmitere comunicate de presa si invitatii de participare etc. Ofiterul de proiect va realiza toate listele si documentele de raportare care vizeaza probarea eligibilitatii activitati. Achizitiile aferente biroului de consiliere se vor realiza de catre echipa de management. A4 Organizarea seminariilor se va realiza de catre echipa de management. Ofiterul de proiect va proceda la comunicarea cu viitori participanti, va realiza toata documentatia aferenta eligibiltatii activitatii. Echipa de management va proceda la realizarea materialelor care fac obiectul seminariilor. Persoanele care participa la activitatile proiectului.

Serviciile de organizare evenimente se refera la inchirierea salii si la cateringul aferent participantilor. A5 Activitatea de consiliere si orientare profesionala se va realiza de catre expertii consiliere. Acestia vor realiza metodologia de consiliere si formatele cadru care se vor completa in cadrul activitatii. Echipa de management va coordona intregul proces. Toti participantii la activitatea de consiliere sunt membri ai grupului tinta. Fiecare participant va avea un dosar de consiliere care va fi actualizat in functie de numarul de sedinte la care acesta a participat. Intepretarea datelor culese in cadrul procesului de consiliere va fi realizat conform metodologiei de consiliere.Fiecare contact cu grupul tinta va fi precedat de o fisa de consiliere si va servi si drept document justificativ pentru cererile de rambursare. Activitatea de consiliere va insera prevederile legii educatiei astfel ca intreaga activitatea de consiliere se va realiza in conformitate cu legea educatiei. Toate sedintele de consiliere se vor realiza in baza procedurilor de consiliere. Expertii consiliere vor comunica cu ofiterul de proiect pentru organizarea activitatii de consiliere. Sedintele de consiliere vor fi atat de grup cat si individuale.

Beneficiar

Sample image

Universitatea „Danubius" din Galati

Parteneri

Activităţi

Rezultate